Les universités doivent signaler leur intérêt à se faire évaluer en renseignant le formulaire en ligne disponible sur ce site web. A ce stade, les institutions devront également envoyer, signée, datée et tamponnée, la Charte d’engagement du dispositif, également téléchargeable sur ce site web. Cette Charte précise les engagements respectifs de la FIUC, d’un côté, et de l’établissement candidat à la labellisation, de l’autre. Elle pose les responsabilités, les droits et les devoirs de chacun des deux partenaires dans le cadre du dispositif de labellisation. La Charte devra être envoyée, scannée, à l’email indiqué sur le formulaire.
Les établissements non membres devront également fournir copie du document officiel de reconnaissance en tant qu’EES catholique décerné par la Congrégation de l’Éducation Catholique, en l’envoyant à l’email figurant sur le formulaire.
Une fois la candidature approuvée, la personne renseignée comme responsable de l’évaluation au sein de l’établissement candidat recevra la confirmation de la part de la FIUC, ainsi qu’un ordre de paiement des frais d’évaluation.
Suite au paiement des frais, la personne contact recevra le Référentiel Newman contenant tous les indicateurs en format Excel. La personne contact recevra également les codes d’accès à la plateforme d’évaluation en ligne sur laquelle il conviendra de renseigner les informations requises. La saisie des informations pourra s’effectuer dès l’ouverture de la plateforme, à savoir, le 1er avril de chaque année, et cela jusqu’au 31 août de la même année. De même, l’université participante devra envoyer les documents (ou liens vers des documents/pages web) permettant de justifier les données fournies. La plateforme en ligne est en anglais (elle le sera également en espagnol ultérieurement). L’évaluation a entièrement lieu à distance, aucune visite sur place n’est prévue.
La FIUC se réserve le droit de demander des compléments d’information aux établissements participants.
Les résultats seront analysés par le système d’intelligence artificielle (IA) Mileva et communiqués à chaque établissement avant la fin de l’année en ligne sous forme de Tableau de bord (Dashboard). Celui-ci est disponible en anglais et en espagnol. Un ou plusieurs labels seront également octroyés à ce moment-là, le cas échéant. Une communication concernant l’attribution du ou des labels, leur(s) logo(s) ainsi que la Charte de performance décrivant son attribution seront envoyés aux institutions bénéficiaires, conjointement avec le Label de reconnaissance.